今こそ作業の見直しを図ろう！トーコンのIT化への道 Vol.4

みなさん、こんにちは。「トーコンIT化への道」を担当する髙橋です。

前回のおさらい。

＜取り組みの棚卸し＞を行い、
記録及び更新を含めた管理工数が多く発生していることが見えました。

その原因としてデータファイルの２Sが必要そうであること。

また、利用している環境が原因で、円滑な処理を阻害していること。

 

そんな矢先に、ファイルサーバーのメンテナンス期間切れと、
入れ替えの提案があったこと、でしたね。 

『ではどうすれば』と考え、問題点を整理することにしました。 

1. 必要な資料や情報が「何処にあるかがわからない」
   1. 保管場所が複数ある
   2. ファイルが多い
   3. 古く必要のないファイルが複数ある
      1. 判断する人がいない
      2. 最新（最終更新）のファイルがどれだかわからない
      3. 別フォルダに同じファイルがある
   4. 同様のデータファイルがサーバーと個人のPCにあること
2. VPN接続は切断しやすい（私達の環境では）
3. サーバーの保守期間が終了し、新たな費用が発生する
   1. 社内にメンテナンスをする人がいない
   2. セキュリティについても同様に発生する
4. サーバーの老朽化により、入れ替える必要がある

 

これらに対し、まずは期限が差し迫っている３と４のサーバーの問題から動きましょう。

 

方法としては４通り。

1. サーバーを入れ替えて保守期間を伸ばす
   
2. サーバーは入れ替えず（だましだまし使い）保守期間だけ伸ばす
   
3. サーバーを入れ替えず、保守契約も行わない
   
4. オンラインストレージ（クラウド）を検討する
   
   

この４通りの中から選択するために判断材料の用意、見積もりと調査です。

・・・・・・見積もり依頼中・・・・・・・・

・・・・・・見積もり反応待ち・・・・・・・

・・・・・・見積もり確認中・・・・・・・・

やっぱりサーバーは高いですね。

保守費用もメンテが出来ない会社にとって保険みたいなものですが、
過去の利用回数が少ない実態を振り返ると考えてしまいます。

サーバーを騙し騙し使うのはリスクがあるし。

やはりこれを期に、オンラインストレージ（クラウド）を検討してみるか。

幸いにも、プライペートで複数の無料オンラインストレージを利用していたので、
なんとなく機能は理解できているつもり。 

その機能を利用すれば、
なんとなく「記録及び更新を含めた管理工数の問題」が解決できるのではないか、
というイメージは普段から出来ていました。

さらに、オンラインストレージであればVPNを利用する必要がなくこの問題も解決しそう。

これは、きちんと調べてみるしかない。

 

オンラインストレージの候補を検討するため、
費用・容量・機能・安全性・使いやすさ等の情報を集め、
慎重に検討しました。 

何しろ全社の運営にも係る仕組みの根幹部分ですから、
石橋を叩いて！叩いて！叩きまくって！

何なら耐震補強をして耐震補強の補強までする勢いで、
やっと一つの候補に絞り込み～。 

費用はイニシャルコストとランニングコストの違いはあるが、
期間で比較したら、意外と安価であったこと。

容量は無制限、セキュリティも申し分なく、
お試し期間があったのも一つの理由です。

サーバーについてはこちらで仮決定。

副産物として、メンテナンス費用削減、
セキュリティ費用の削減にも繋がりそうです。

 

さて、次は“必要な資料や情報が「何処にあるかがわからない」”でしたね。

『ではどうすれば』は、このオンラインステージを導入することで、
嘘のような効果が生まれそうなことがわかった内容を含め、また次回。