今こそ作業の見直しを図ろう！トーコンのIT化への道 Vol.6

皆さん初めまして。習志野事業所の大塚と申します。

また新しいヤツが出て来たな？？
色んな人が書いててもう誰が誰やらわからないよ！

ＩＴ化への道って難しい単語ばかり出てくるやつでしょ？
毎週読み飛ばしてたしこれも飛ばしちゃお！

という声が聞こえてきそうですが、この大塚、
他の人とはちょっと一線を画しているので、
ほんの少しだけお付き合いのほどよろしくお願い致します。

 

え？　どう一線を画しているのかって？

そりゃあもう、今までのトコログを読み込んでこられた、
聡明な読者の皆様ならお気付きと思いますが、
トーコンには真面目でやる気があって自主的で、
愉快な人財が揃っているんですよ本当に。

私自身一社員の立場から見てもそう思います。

そんなトーコン社員の中で、一番！　誰よりも！　最高に！
不真面目なのが私なんです。

文章を見ても分かるでしょう？
仮にも上司に書けと言われて書いてる文章ですよこれ。

ちなみに社員一の怠け者でもあります。
執筆も締め切り直前までサボってましたとも、ええ。

 

こんな私でも担当副主任という役職を持っています。

何の担当かといえば「エクセルVBA」の担当です。

 

そう、「VBA ～Visual Basic for Applications～」。

事務仕事でエクセルを使う会社は多いのではないでしょうか？

毎日同じようなデータを計算したり、図にしたり、伝票の形にしたり、
そんなルーチン作業にエクセルを使っていませんか？　

え？　使ってない？？　また来週！

 

―― 完 ――

 

VBAというのはそのエクセルのルーチン作業を、
「自動で・高速に・間違いなく」エクセルが勝手に行ってくれるようにできる、
大変便利な機能なんです。

単調でつまらなくて面倒なルーチン作業があっという間に終わってしまう。
とても魅力的に感じませんか？

ただしエクセルのどこかに自動化ボタンがあって、
それを押せば済むという話ではなく、
ルーチン作業を自動化するための設定が必要です。

その設定のしかたというのが、
VBAというプログラミング言語で、マクロを組むことなんですが、
詳しくはGoogle先生に聞いてみてください。

小難しいサイトばかりがヒットすると思います。

 

そんな難しそうなVBA、もちろん私も最初から使えたわけじゃありません。

初めて事務を任された時のエクセルスキルは、
「部長、横並びのセルに1、2、3……って連続した数字をブワーって入れる方法
（注・オートフィルのこと）どうやるんでしたっけ？」と尋ねるレベルでした。

それからしばらくの間、
「大塚君、この処理はアレをこうしてコレをそうして云々かんぬん」
という部長の指示を守りつつも、

“このやり方って面倒くさくね？　事務作業もつまんなくて飽きるし、
グーグル先生、もっと楽にパパッとやる方法ってないの？”

『検索結果　：　そんなときはこういうVBAで出来るよ！』

“よし、コピペコピペ。これで楽ができるしめしめ”

と少しずつ少しずつサボる為の時間作り
――もとい改善を重ね技術を会得していったのです。

 

新しい事務仕事を任された　

↓

面倒くさいなぁ！

↓

事務　サボる　方法　と検索

 

これを繰り返した結果、出来上がったシステムが、
【日本ロジスティクスシステム協会主催 全日本物流改善事例大会】で、
【優秀事例賞】に選ばれたのですが、
それはトーコンという、エクセルのセルに文字を打ち込めるなら平社員レベル、
SUM関数、IF関数が使えて課長レベル、
vlookup関数が使えて部長レベルという、
IT化の前にエクセルの勉強をしたほうがよっぽど安上がりに改善できるのでは
……な会社に起きた悲劇でした。

 （なぜ悲劇って、この実績もあり仕事内容にVBAの勉強が加わって、
以前より忙しくなってしまった、可哀想な社員Tが私のはす向かいにいるからです。）

 

しかしどうして不真面目で怠け者でエクセル初心者なはずの大塚が、
グーグル先生に訊ねただけで難解なVBAを使いこなし、
改善事例大会に出しても恥ずかしくないレベルの改善を行うことができたのか？

それを解き明かしていくのがこのトコログ、
『今こそ作業の見直しを図ろう！トーコンのIT化への道』の脇道、

『怠けるために改善しよう！　エクセル自動化への道』のテーマになります。

 怠けるために改善するだって！？

とんでもない話だ！　真面目にやれ！

いえいえ真面目にやらないほうが上手くいくんですよ。

だって「ああ、この作業面倒くさいなぁ」「これを変えたら楽できるんじゃない？」
って思ったところが改善のスタートですからね。