やりにくいをやりやすく！独創的な情報加工の薦め Vol.8 【神奈川 物流請負】

皆さんこんにちは。
トーコン内で（おそらく）一番エクセルを遊びに使っている大塚です。

少し前にはヒット&ブローというゲームをエクセルで作りました。
ちょっと前にはエクセルからOUTLOOKのメールを送信したり、
アドレス帳に登録できるようにしました。

最近はRSS（ウェブサイトの情報を配信するフォーマット）を利用して、
その日の天気予報をエクセルにしゃべらせています。

 

このようにエクセルってけっこうなんでもできるようです。

ところでIT3には日々エクセルでの作業を効率化したいという依頼が舞い込んできます。

全体の傾向で見ると、手作業でやってるデータ加工や伝票出力を、
自動化するマクロが欲しい、という依頼が多いですね。

こういった改善はもちろん大きな削減効果をもたらします。
「今まで一時間かけていた作業が五分で！」というのもざらにあります。

しかしじゃあ明日からうちでも取り入れてみよう……とはなかなかいきませんよね。

VBAはいわばコンピュータ語ですから、言語を数日でマスターしろと言われても難しいところがあります。

……でも、エクセルを使ってるのならvbaに頼らずに作業効率を上げる方法があるんです。

 

その方法は「ショートカットキーを覚える」です。 

Ctrl + S で保存

Ctrl + Cでコピー

Ctrl + X でカット

Ctrl + Vでペースト

Ctrl + Z で一個前に戻す

 

あたりが有名ですね。

グーグル先生で検索すれば、「【保存版】絶対に覚えるべきショートカット30選！」とか出てきます。

でもこういうのって「徳川〇〇」とか「源○○」とか「藤原○○」みたいに、
似たり寄ったりで覚えるのが大変だし思い出してる時間があるなら手作業したほうが速い……、
ってこともあるので、今回は自分でショートカットキーを設定する方法を試してみましょう。

自分で設定するんだから覚えるという作業は要らないわけですね。
しかもこれはvbaを使わないので、エクセル（wordも）を使っていれば誰でもできる方法ですね。

これを見てください。 

エクセルの左上の画像ですが、皆さんのエクセルとなにか違いませんか？
そうです、ここが自分で設定できるショートカットキーなのです。

私の場合、画像の挿入、値で貼り付け、PDFで保存、印刷プレビューを見る……
などをショートカットキーとして設定しています。

ショートカットキーは左からAlt + 数字（左から何番目か）

私のエクセルだと画像の挿入はAlt + 1 で、値で貼り付けは Alt + 2 で出来るという具合ですね。

ショートカットキーを押さなくても、常にボタンとして表示されているので、
リボンのボタンを押していくよりは早く目的の動作ができます。

 

設定の仕方は簡単。

小さな逆三角形を押すと、クイックアクセスツールバーのユーザー設定が出てきますので、
ショートカットとして設定したい動作を選択するだけです。

やりたい動作が無くても、その他のコマンドという箇所を押すと、
オプションが開いて選択できる動作が増えますし、
「基本的なコマンド」という部分を「全てのコマンド」に変えると、
エクセルで出来る動作全てが出てきます。値で貼り付けもこの中ですね。

一番よくやる動作をここに登録しておくだけで、
その動作にかける時間は一秒未満に短縮できます。

おためしあれ。

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