今こそ作業の見直しを図ろう！トーコンのIT化への道 Vol.8

みなさん、こんにちは。「トーコンIT化への道」を担当する髙橋です。

久しぶりに登場なので、前回までのおさらいです。

前回のおさらい
＜オペレーショナル　エクセレンスを目指す＞
⇒＜イベントとなっている取り組みを動かす＞
⇒＜考える余裕を生み出す＞
⇒＜記録や更新に係る管理を軽減させる＞
⇒＜４つの課題を解決する＞
でしたね。 

 

ちなみに＜４つの課題＞とは

1. 必要な資料や情報が「何処にあるかがわからない」
2. VPN接続は切断しやすい
3. サーバーの保守期間が終了し、新たな費用が発生する
4. サーバーの老朽化により、入れ替える必要がある

前回メルマガの最後に本社のファイルサーバーをクラウドにすることで、
４つの課題であった２．３．４は解決できそうだとお伝えしました。

また、本社に有るファイルサーバーからクラウドへ移管するタイミングで、
使っていないファイルの整理なども出来そうだということも。 

 

さて、残る課題は

1. 必要な資料や情報が「何処にあるかがわからない」
   

ですが、こちらも今回導入するクラウドの機能でなんとかりそう。

なぜならば、あらゆる絞り込み検索でそのファイルが見つかってしまうからです。

 

ファイルを探したい時は、
ブラウザ上で（ファイル形式の種類・ファイルの最終更新日・ファイル名
・ファイルに含まれている語句・ファイルの持ち主）等、
あらゆる検索情報から絞り込んでいくことが可能なので、
「ファイル名が忘れちゃった」なんて時も、
いくつも有るフォルダの中を探しに行かなくても、見つけてくれちゃう。

なんて神ってるんだと感動です。 

 

これで、４つの課題はすべて解決！！

あとは、これを利用している社内の人達へレクチャーです。

これには苦労するかと思いましたけど、移行期間を半年もうけて、
ゆっくり進めたこともあり、皆さん順応していただいたイメージです。

「クラウドってファイルはどこへ行っちゃうんだ？」

「外部のサーバーにありまする」

ってなお約束はありましたけど、「必要だから覚えないと」というスタンスで、
イライラしながらも使いこなそうとする社長の努力する姿もあり、
周りも「使いこなさなければ」という協力性が生まれたのかもしれませんね。

 

４つの課題が解決したので次は
＜記録や更新に係る管理を軽減させる＞を解決ですが、
『ではどうすれば』は、また私の担当が来た時に。