やりにくいをやりやすく！独創的な情報加工の薦め Vol.11 【千葉 物流請負】

皆さまこんにちは。

DXの初めの一歩として紙のデータの電子化があると思います。
元のデータがアナログだと、PCで扱うのは難しいですから当然ですね。

では、PC上にデータがあればアナログでなくなったといえるのでしょうか。

個人的には、実はそうとも言い切れない、と思うのです。

PC上のデータ=電子データなのだから、デジタルなんじゃないの？
とおっしゃるのはごもっとも。

しかし、IT3のメインウェポンたるVBA(プログラム)でそのデータを扱おうとすると、
紙のデータ並みにお手上げになることがあるのです。

本日はそんな、普段の業務を通じて感じた、電子化の壁のお話です。

 

例①データがPDFの場合

紙のデータをそのままスキャンしてPCに取り込める、内容が改ざんされにくい、
レイアウトが固定できる等々、非常に便利なPDF。

ただ、ここから文字や数字のデータを取出すとなるとやっかいです。

エクセルで読込んだりコピペで貼り付けたりできればまだ良いのですが、
そもそも画像として保存されていて手が出せないパターンもあります。

なんとか内容らしきものを取出せたところで、それらが文字化けやレイアウト崩れ、
認識間違い等を起こしていないか目視で確認する必要があります。

結局手で打ち直した方が早いのでは…なんてことに。

また、データがエクセルに入っているからと言って油断はできません。

 

例②一つのセルに複数のデータが含まれている場合

例えば住所など、郵便番号・都道府県から番地まで、
場合によってはメモ書きまで一つのセルに入っていたなんてことも。

目視では一目瞭然でも、VBAではどこが区切りか自動判別が難しくなります。

 

例③複数の異なる表を一つのシートにまとめた場合

仕入れと売上の表、各営業さん毎の売上表等を並べると、
一目で見比べることができて便利なのですが、VBAからすると各表の始まりと終わりを見分けるのが大変。

毎月ごとに分かれたシートの表の数や形式、位置が違うと、さらに頭を抱えることになります。

 

まだまだ沢山ありますが、このような、
プログラムに適さない「アナログ的デジタルデータ」というものが存在します。

これらは(少なくとも私のようにあまり技術力の高くない場合は)、
プログラムで取り扱うことが困難なデータです。

ではどうするかというと、
以下のようなことをデータの製作者にお願いすることになります。

 

①PDFにはなるべくしない、もしくはPDFと一緒に元のエクセルやワードのファイルを一緒に渡す

②エクセルにデータを入力する際には、1セルに1データ とする

③エクセルに表を作る際には、1シートに1つの表 とする

 

今までのやり方を変えたり、細かいことに気を付けるのは面倒に感じますよね。

それでも、せっかく電子化してその先何にも使えないとなると非常にもったいないです。

データの電子化を進める上で、もし今まで特に気にしたことがない、
という方がいらっしゃいましたら、ほんの少しだけPC側にも気を使っていただけると大変助かります。

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